Cách xử lý đơn hàng bị hủy

Ở thời đại công nghệ ngày càng phát triển; bạn có thể mua mọi thứ ở mọi lúc và mọi nơi chỉ với 1 cú chạm qua màn hình điện thoại. Việc hủy đơn cùng dễ dàng như thế; chỉ cần 1 thông báo hủy hàng là chủ doanh nghiệp đã đủ khốn đốn. Vậy nên đâu mới là cách xử lý đơn hàng bị hủy tối ưu và hiệu quả dành cho doanh nghiệp bạn?

1. Hủy đơn hàng nỗi ám ảnh của các chủ shop

Việc hủy đơn của khách hàng sẽ gây nhiều mối lo cho chủ shop, ảnh hưởng đến việc tồn kho, chi phí vận chuyển và thời gian giữa các đơn hàng. Nếu đơn hàng bị hủy sau khi gửi hàng, chủ shop phải dành thời gian để giải quyết vấn đề này với đơn vị vận chuyển, ảnh hưởng đến việc xử lý các đơn hàng khác.

Đối với shop mới chưa quen với việc quản lý đơn hàng thì rất dễ bị rối khi vừa cập nhật đơn hàng mới, vừa phải xử lý đơn hàng bị hủy. Nếu không có kinh nghiệm quản lý và xử lý tình trạng này sẽ ảnh hưởng đến doanh thu của cửa hàng, lại tốn thêm một khoản chi phí giao hàng mới.

Khách hàng hủy đơn sẽ gây nhiều mối lo cho chủ shop như phí vận chuyển; ảnh hưởng hàng tồn kho; tốn cả thời gian và công sức nhân sự. Chưa kể, nếu đơn hủy sau khi đã gửi hàng; chủ shop phải dành thời gian để giải quyết vấn đề này. Nó khiến chủ shop không tự chủ được thời gian, làm ảnh hưởng đến việc xử lý đơn hàng khác. Bởi vậy, dù không quá xa lạ với đơn hủy hay hoàn hàng nhưng xử lý đơn hàng bị hủy vẫn là nổi ám ảnh lớn với các shop online.

Nếu chủ shop chưa có kinh nghiệm với tình trạng này; câu hỏi đặt ra nhiều nhất vẫn là: “khi đơn hàng bị hủy chủ shop phải làm gì?“. Đối với shop mới, họ không chỉ đối mặt với việc chưa quen thuộc với các nền tảng giao hàng online mà khi đơn hàng “ập” tới cùng lúc; kèm theo phải xử lý đơn hàng bị hủy. Điều này có thể gây quá tải cho chủ shop. Đó là lý do vì sao nhiều shop phải chào thua, chấp nhận nhìn doanh thu của mình giảm mạnh. Vậy chỉ còn cách tiết kiệm chi phí giao hàng mới có thể giải đáp cho bài toán đau đầu này.

2. Giải pháp online giúp xử lý đơn hiệu quả 

Hủy đơn hàng đồng nghĩa với việc chủ shop online vừa không bán được hàng, vừa tốn tiền vận chuyển. Nếu shop hợp tác với đơn vị chuyển phát nhanh uy tín có chính sách hỗ trợ giảm phí hoàn hàng giúp shop đỡ 1 phần chi phí rủi ro phát sinh từ các đơn hàng hoàn trả.

Hiện nay có rất nhiều đơn vị giao hàng thu hộ được mở ra để kịp thời đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa của khách hàng. Có rất nhiều đơn vị giao hàng được nhiều chủ shop tin dùng với nhiều tiện ích phục vụ nhu cầu của chủ shop và các nhà sản xuất như: miễn phí thu hộ COD, miễn phí giao lại, giảm 50% phí hoàn hàng và miễn phí thay đổi thông tin vận chuyển,… 

Để yêu cầu giao lại hàng hóa, khách hàng có thể tạo vận đơn giao hàng mới. Đơn hàng sẽ được thực hiện tại kho nếu hàng hóa vẫn chưa được gửi về cho người nhận. Nhân viên sẽ xác nhận thông tin gửi hàng trước khi tiến hàng giao lại đơn hàng.   

3. Những cách giảm tỷ lệ hủy đơn trên nền tảng thương mại điện tử

3.1. Công bố thông tin rõ ràng về sản phẩm

Viết mô tả sản phẩm kỹ lưỡng đi sâu vào tất cả các thông số kỹ thuật của sản phẩm. Nó sẽ giúp người mua đưa ra quyết định sáng suốt. Mô tả có thể bao gồm các thông số kỹ thuật vật lý, các tính năng đặc biệt, tiện ích của sản phẩm và cách sử dụng sản phẩm.

3.2. Hình ảnh sản phẩm

Hình ảnh sản phẩm đóng một vai trò quan trọng trong quyết định mua hàng và giảm tỷ lệ hủy đơn. Vì nó là cách duy nhất để người mua có thể kiểm tra chi tiết sản phẩm. Do đó, hình ảnh sản phẩm phải có chất lượng cao và được chụp phù hợp ở mọi góc độ có thể. Hãy giúp khách hàng có những trải nghiệm chân thực nhất về sản phẩm.

Sản phẩm hết hàng dẫn đến giao hàng chậm trễ. Cuối cùng khiến tỷ lệ hủy và bỏ giỏ hàng cao hơn. Vì thế cần phải nắm bắt chỉ số tồn kho để tránh những trường hợp này. Ngoài ra, hãy ước tính doanh số bán hàng của bạn thường xuyên và dự báo yêu cầu hàng tồn kho của bạn cho phù hợp. Thực hành này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc hơn về tình hình kinh doanh.

3.3. Đánh giá của khách hàng trước

Đánh giá của khách hàng đã mua làm tăng uy tín và độ tin cậy tổng thể cho sản phẩm. Nó cung cấp cho người mua một cái nhìn tổng quan về ý kiến của người khác về sản phẩm. Một đánh giá không tốt sẽ làm ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của khách hàng sau.

Kiểm tra với khách hàng trước khi chuyển đơn hàng COD có giá trị cao, đây là một cách rất hiệu quả để giảm tỷ lệ hủy đơn của khách hàng. Kiểm tra và đánh giá lịch sử của khách hàng trước khi chuyển đơn hàng COD giá trị cao. Đơn đặt hàng COD dẫn đến tổn thất đáng kể và tắc nghẽn liên quan đến hàng tồn kho nếu khách hàng không nhận hàng. Do đó, hãy chuẩn bị và liên lạc với khách hàng trước.

3.4. Xử lý đơn hàng đúng hạn

Cố gắng xử lý đơn đặt hàng của bạn càng nhanh càng tốt. Phối hợp với các đối tác chuyển phát nhanh. Và hoàn thành việc xử lý đơn hàng ở cuối của bạn nhanh nhất có thể. Ví dụ: nếu đối tác chuyển phát nhanh sẽ giao đơn hàng sau 2 ngày. Hãy cố gắng hoàn thành việc đóng gói trong một ngày hoặc ít hơn để vận chuyển nhanh hơn.

Tránh COD đối với đồ trang sức, thực phẩm đặt làm riêng, thực phẩm dễ hỏng. Nhà bán có thể mất trắng đơn hàng trong trường hợp khách hàng hủy đơn hoặc yêu cầu đổi trả. Tương tự đối với đồ trang sức làm theo yêu cầu với các đơn đặt hàng phù hợp với khách hàng.

 4. Kết luận